Presse- und Anwenderstimmen

Geschichte

BrainStorm ist nicht nur ein CMS, sondern entsprechend seiner ursprünglichen Bestimmung, ein Werkzeug zur Unterstützung kreativer Denkprozesse. Nachfolgend werden im Laufe der Zeit einige Artikel entstehen, die aufzeigen sollen, wie man BrainStorm sinnvoll einsetzen kann.

Das Firmenhandbuch (dynFirma)

Das Firmenhandbuch (dynFirma)

Durchorganisierte Firmen mögen über diesen Beitrag schmunzeln, aber für kleine, unstrukturierte Firmen, die oft nur von einem einzigen Kopf 'regiert' werden, mag der folgende Artikel von Interesse sein. Der Artikel möchte einen Weg aufzeigen, mit dem sich mit einem relativ geringen Aufwand ein für eine solche Firma optimales Regelwerk erstellen läßt, dessen Befolgung die Firma optimal führt.

Es wird ungefähr folgendes Szenario angenommen: die Mitarbeiter der Firma wissen alle mehr oder weniger, was sie tun sollen - entstehen Fragen, so werden diese dem Firmenchef gestellt, er beantwortet sie und die Arbeit geht weiter. Die Antwort wird aber nicht niedergeschrieben und höchstens von Mund zu Mund weitergegeben. Mit den entsprechenden Folgen (wer kennt nicht 'Stille Post'?). Wieviel besser wäre es, wenn eine einmal gegebene Antwort in einer Art Buch festgehalten würde, dem Firmenhandbuch? In Zukunft könnte jeder Mitarbeiter dieser Firma erst in dieses Buch sehen, bevor er dem Chef eine Frage stellt, die dieser schon wiederholt hat beantworten müssen. Auch für neue Mitarbeiter ist ein solches Buch ideal. Wenn das Buch nicht nur aktuelle Antworten enthält, sondern auch Vorgehensweisen für alle in der Firma relevanten Dinge (in einer Software-Firma z.B. eindeutige Regeln für die Programm-Dokumentation), so kann jedem neuen Mitarbeiter dieses Buch als Maßgabe für die tägliche Arbeit in die Hand gegeben werden. Dies setzt allerdings voraus, daß diese Dinge auch wirklich schon im Buch erfaßt sind. Möglicherweise ist genau hier einer der Gründe, warum es in der Praxis kein solches Buch in einer Firma gibt. Es scheint zu schwierig zu sein, ein solches Buch vorab zu schreiben und alle Regeln in perfekter Struktur zu erfassen.

Andererseits ist es genau dieser neue Mitarbeiter, der ideal als Startpunkt für das Schreiben eines solchen Buches geeignet ist. Denn er ist es, der unmittelbar nach seiner Einstellung eine Fülle von Fragen hat und wenn es zuerst nur die nach der Verwaltung des Kaffeegeldes ist.

Das interessante am neuen Mitarbeiter ist, daß - wenn man sich auf die Idee Firmenhandbuch einläßt - er automatisch die richtigen Fragen stellt und man als Firmenchef diese nur beantworten und natürlich niederschreiben muß. Schon beim zweiten Mitarbeiter kann der Chef dann stolz auf das Firmenhandbuch verweisen und muß sich nur den neu hinzukommenden Fragen stellen - und niederschreiben.

Nach einiger Zeit werden die immer neuen Fragen und die darauf gegebenen Antworten zu ersten Konflikten führen. Eine neue Antwort wiederspricht einer schon niedergeschriebenen Regel! Ohne Firmenhandbuch würde das vielleicht zu einem Streit führen, der Chef behauptet vielleicht, er hätte das nie gesagt. Das Firmenhandbuch belegt aber die frühere Aussage. Dieses scheinbare Problem ist aber in Wirklichkeit ein Glücksfall! Es zeigt nur auf, daß es hier zwei Regeln gibt, die offensichtlich nicht optimal aufgestellt sind. Jetzt kann der Firmenchef diese beiden Regeln revidieren und so umformen, daß wieder ein konfliktfreies Regelwerk entsteht. So formt sich im Laufe der Zeit eine Regelsammlung, die optimal auf die Erfordernisse der Firma und damit auch an die gedankliche Einstellung des Chefs angepaßt ist.

Idealerweise widmet sich der Chef in Zukunft nur noch dem Schreiben dieses Firmenhanduchs. Das Handbuch ist - sozusagen - die Bibel der Firma. Jeder Mitarbeiter orientiert sich daran und kann seine oder die Arbeit anderer daran prüfen. Es gibt keine ungeklärten Situationen und wenn doch, so führt diese automatisch wieder zu einer neuen Regel im Firmenhandbuch.

Das klingt alles ganz nett, aber warum macht das niemand? Wo ist das Problem dabei?

Ganz einfach: es ist die gedankliche Vorstellung eines gewöhnlichen Buches! Ein solches ist aus Papier und zwangsläufig linear aufgebaut (Seite für Seite). Ein solches Buch ist bei einer Regeländerung schwer zu ändern und die Orientierung oder die Suche nach einer bestimmten Information fällt einem schwer. Und genau hier ist die Stelle in diesem Artikel, in dem das Programm BrainStorm ins Spiel kommt. BrainStorm ist vor allem ein Struktureditor, man kann die Äste in einem Baum immer wieder beliebig neu organisieren. Man kann Äste der obersten Ebene auf eine untere verschieben, neue Äste an beliebiger Stelle einfügen oder veraltete einfach löschen. Jederzeit kann man daraus eine lineare Textdatei generieren und ausdrucken - so hat man dann doch wieder ein herkömmliches Buch. Noch viel besser ist aber BrainStorms Fähigkeit aus der aktuellen Struktur eine Intranet- oder Website zu generieren, die jeder in der Firma von seinem, mit einem PC und Browser bestückten, Arbeitsplatz ansehen und lesen kann. Das heißt, jeder in der Firma kann jede Modifikation am Firmenhandbuch unmittelbar danach einsehen!